La norma
L'accesso ai documenti amministrativi è regolato da
• Legge 7 agosto 1990, n. 241 (articoli da 22 a 27)
• Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184
Cosa si può chiedere
Può essere richiesta la consultazione o la copia di documenti amministrativi
• che la Società ha creato o comunque custodisce
• legati all’interesse diretto, concreto e attuale di un soggetto per tutelare una situazione giuridicamente rilevante.
Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione in qualsiasi formato e su qualsiasi supporto del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.
Cosa non si può chiedere
In generale non può essere richiesto l’accesso a informazioni che non siano già organizzate in documenti materialmente esistenti in qualsiasi forma.
Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici.
Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’art. 60 del Decreto legislativo 30 giugno 2003 n.196: questo articolo prevede che “quando il trattamento concerne dati idonei a rivelare lo stato di salute o la vita sessuale, il trattamento è consentito se la situazione giuridicamente rilevante che si intende tutelare con la richiesta di accesso ai documenti amministrativi è di rango almeno pari ai diritti dell’ interessato, ovvero consiste in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile”.
Chi può fare la richiesta
Chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento al quale è richiesto l'accesso: si tratta di singole persone fisiche o giuridiche oppure di organizzazioni che rappresentano interessi pubblici, diffusi o collettivi (come ad esempio le associazioni di categoria o di tutela di consumatori).
Come presentare la richiesta
La richiesta deve essere fatta all’ufficio che detiene i documenti.
Nella richiesta occorre:
• indicare gli estremi del documento ricercato oppure gli elementi che ne consentano l'individuazione
• illustrare la motivazione della richiesta: quindi specificare e, se non risulti evidente o noto, dimostrare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta
La richiesta può essere presentata tramite
• PEC (posta elettronica certificata)
• posta elettronica non certificata
• fax
• posta
• consegna a mano
Nel caso di invio tramite PEC personale, cioè intestata al richiedente, non è necessario firmare la richiesta.
Se la trasmissione è fatta con PEC non personale, cioè non intestata al richiedente, oppure con posta elettronica non certificata, la richiesta è valida
• se è sottoscritta con firma digitale
• se è sottoscritta con firma a mano e accompagnata da copia di un documento di identità
• senza firma, se il richiedente indica nel messaggio di posta il proprio nome e cognome e allega copia di un proprio documento di identità
La richiesta inviata con fax o posta deve essere firmata e accompagnata dalla copia del documento di identità del richiedente.
Quando la consegna è fatta a mano è possibile firmare la richiesta davanti all'impiegato che la riceve mostrando il proprio documento di identità.
A quale ufficio presentare la richiesta
La richiesta va presentata esclusivamente all'ufficio competente che ha creato il documento o che lo detiene stabilmente.
Costi
Non è previsto alcun costo per la consultazione o il rilascio in formato elettronico del documento richiesto.
Nel caso di rilascio di copie è previsto il rimborso delle spese di riproduzione.
Termine per la conclusione del procedimento di accesso
L’ufficio competente al quale è stata presentata la richiesta, entro 30 giorni dalla ricezione deve comunicare all’interessato
• se la richiesta è accolta
• se l’accesso è rifiutato, limitato o rinviato.
Se la richiesta è accolta l’ufficio invia all’interessato il documento oppure gli indica come e dove può consultarlo oppure ottenerne copia.
Se l’interessato non riceve risposta entro 30 giorni la richiesta si intende respinta.
I termini per la conclusione possono essere più lunghi:
• se la richiesta è irregolare o incompleta: in questo caso entro 10 giorni l’ufficio comunica all’interessato le irregolarità o le informazioni mancanti e quindi il termine del procedimento ricomincia dalla presentazione della richiesta corretta
• se l’ufficio individua soggetti controinteressati: in questo caso l’ufficio deve inviare loro una copia della richiesta di accesso ed entro 10 giorni dalla ricezione i controinteressati possono presentare una motivata opposizione.
Ultimo aggiornamento: martedì 6 marzo 2018;